Presentasi Anda sebagai diplomat UN SWISSINDO / UN GSE
Bagian kursus ini membahas bagaimana
Anda bertindak secara khusus sebagai diplomat UN SwissIndo. Kursus terdiri
dari sbb:
a.
Mengadakan
pertemuan formal
b.
Penggunaan
bahasa yang tepat
c.
Informasi yang
dibutuhkan untuk konsumsi publik
d.
Kesadaran akan
budaya, sensitivitas dan rasa hormat
e.
Di mata publik
Anda tetap seorang diplomat
Dalam peranan
Anda sebagai delegasi dan diplomat, Anda harus ingat bahwa kata2 Anda mempunyai
dampak positif atau negatif terhadap tujuan tertinggi untuk memungkinkan
kemanusiaan memperoleh manfaat distribusi aset yang dipercayakan kepada MR.SINO.AS SUGIHARTONOTONEGORO ,
sebagai King of Kings. Anda adalah wakil yang mengemban kepercayaan sakral untuk
rakyat. Anda juga merupakan anggota keluarga kerjaan Neo The United Kingdom Of God Sky Earth / Jagad
Pramuditha Anggarda Paramitha , MR.SINO.AS SUGIHARTONOTONEGORO dan akan bertindak bukan saja sebagai diplomat tapi juga
bagian dari kehormatan dan tradisi keluarga kerajaan. (Tolong bedakan
sikap mulia seorang raja sebenarnya bukan lah sikap dari keluarga2 yang
mewakili mereka sebagai penguasa/raja di negara2 lain yang dipimpin oleh
seorang raja atau ratu.)
Tujuan
mulia ini adalah untuk kemanusaiaan, dan sebagai seorang anggota keluarga raja
dan wakil dari King of Kings, memberi bimbingan atas
semua yang Anda kerjakan.
‘Salah satu hal yang paling penting
untuk diingat adalah bahwa Anda merupakan orang yang memungkinkan distribusi
dana kemanusiaan – namun Anda disarankan untuk tidak melakukan negosiasi karena
Anda merasa memiliki semua jawaban untuk mendistribusikan dana ke negara
tertentu. Pendekatan yang tepat adalah dengan
cara mendengarkan tentang kebutuhan
negara tertentu dan bekerja sama untuk mendapatkan suatu pendekatan yang cocok
untuk negara tersebut. Untuk
alasan ini, ketersediaan dana SwissIndo mungkin bervariasi antara benua dan
bahkan antara negara – Mungkin saja kecocokan individu yang memenuhi kebutuhan rakyat suatu negara. Oleh karenanya, peranan
Anda adalah sebagai pemberi kemungkinan
adalah:
·
Menyediakan informasi atas nama
SwissIndo (tujuan2, persyaratan2 inti)
·
Mendengarkan
kebutuhan pihak lain/negara
·
menyerap dan memahami
·
menciptakan
bersama sebuah solusi/ketersediaan yang sesuai dengan kebutuhan negara dan
patuh kepada persyaratan Swissindo
·
mengimplementasikan berdasarkan
pada apa yang telah disepakati, dan telah diseh and signtujui oleh SwissIndo
Anda mungkin juga mempunyai peranan
sebagai advisor atau “teman” yang kurang formal dimana Anda tidak secara
langsung terlibat dalam penciptaan bersama pendekatan untuk penyiapan dana
namun Anda telah diundang untuk menyediakan input ahli dan siap membantu
a. Mengatur/menetapkan
pertemuan formal
Jika Anda mengorganisir pertemuan formal bersama
anggota/wakil2 pemerintah lain, atau diplomat mereka, Anda harus merencanakan pertemuan tsb. Hal ini
mungkin membutuhkan diskusi2 sebelum pertemuan dilaksanakan dan perencanaan
dengan penyelenggaran pertemuan dari negara, dan lain2. Satu pertanyaan yang harus dipertimbangkan
adalah apakah catatan2 pertemuan harus
diadministrasikan atau tidak.
Jika ya, persiapan dan catatan2 rapat
tsb bisa mencakup langkah2 berikut:
·
Siapa yang
akan menghadiri dari pihak delegasi Anda dan pihak2 lain?
– nama (dengan ejaan
yang benar), dan titel formal. Daftar hadir
harus merupakan bagian agenda tertulis yang harus diedarkan sebelum pertemuan
dimulai. Daftar hadir harus dikompilasi/diurut sehingga pejabat2
tertinggi ditempatkan pada urutan pertama. Notulen rapat
formil harus disebutkan dalam daftar hadir.
·
Agenda harus
menjelaskan secara rinci:
o
tanggal,
waktu (mulai dan akhir), lokasi rapat/pertemuan
o
perkenalan2 – beri waktu
semua yang hadir untuk memperkenalkan diri (nama dan peranan termasuk peran2 khusus pada pertemuan).
§
Hal ini juga
memberi kesempatan untuk menjelaskan peran2 spesifik yang dimiliki oleh tiap2
yang hadir dalam rapat, seperti juru bicara kunci, juru bicara ahli, pencatat
dan lainnya
o
Tujuan rapat/pertemuan
(sebutkan dengan singkat atau
hanya dua kalimat)
o
Pertama-tama
item agenda – Natulen rapat/pertemuan sebelumnya yang harus disepakati
– dibagikan sebelum rapat/pertemuan
dimulai
o
Item2 agenda
lainnya – pihak lain harus diberi kesempatan
untuk memberikan komentar pada KONSEP agend dan menuliskan input sehingga
agenda disepakati sebelumnya.
o
item agenda terakhir
§
ringkasan
masalah yang telah disepakati dalam rapat
§ Ringkasan point2 yang telah
disepakati adalah kemungkinan besar
merupakan bagian yang paling penting dalam rapat/pertemuan karena ringkasan2
tsb membentuk suatu ‘rapat/pertemuan pikiran’ dan meyakinkan bahwa masing2
pihak telah memahami posisi pihak lain. Juga ringkasan point yang telah disepakati tsb memberikan
dasar yang kuat untuk melanjutkan dialog. Kemungkian besar kesepakatan2 dalam kejadian yg pertama
merupakan kesepakatan tingkat tinggi atau sangat prinsip.
§
Ringkasan
langkah2 berikut dan pihak yang mana yang akan mengimplementasikan langkah2 itu
dan kapan akan dilakukan.
·
Sebagai bagian
dari persiapan untuk rapat, pertimbangkan apakah beberapa alat akan dapat membantu dalam menjelaskan
masalah2 – misalnya, slide presentasi, diagram dll.
o
Adakah manfaat
membagikan alat2 ini sebelum rapat dimulai?
·
Konsep natulen
rapat yang ditulis oleh pejabat pembuat natulen harus dibagikan dalam beberapa
hari dari rapat jika memungkinkan, dan komentar2 yang didapatkan memungkinkan
penyiapan draft final untuk dimasukkan sebagai penutup pada rapat berikutnya.
b. Penggunaan
bahasa yang tepat
Bagaimana Anda
menampilkan diri Anda, dan masalah2 yang akan dibahas dalam rapat mana
pun di mana Anda mewakili UN Swiss Indo membutuhkan keyakinan pribadi yang
diperoleh melalui praktek.
Mengenai bahasa yang tepat tergantung pada kondisi dan
keadaan dan dapat disesuaikan dengan keadaan yang ada namun beberapa hal
penting yang harus dipertimbangkan dan didiskusikan sebagai grup adalah:
·
Penjelasan2
sederhana adalah yang terbaik (KISS principle)
o
Penjelasan2 singkat
bermanfaat jika Anda berkomunikasi dengan orang lain yang bahasa ibunya bukan
bahasa Inggris, atau dimana seorang penerjemah digunakan.
o
Masalah2
komplek akan lebih mudah dipahami jika bahasa yang sederhana digunakan.
·
Bisakah Anda
menggunakan alat lain yang bisa membantu agar bisa mempermudah pemahaman yang
lebih baik?
o
Kadang2 satu
set diagram atau alat2 lainnya dapat mempermudah dalam memberikan penjelasan
(lihat di atas)
·
Menggunakan
jargon/bahasa golongan tertentu atau akronim
o
Pertama-tama,
kuasai istilah2 umum yang mungkin
muncul dalam rapat/pertemuan dalam membahas masalah tertentu. Persiapan Anda
untuk rapat, dan keahlian yang kuasai tentunya membantu Anda dalam rapat.
o
mungkin Anda menguasai istilah teknis yang
tidak dikuasi oleh pihak lainnya. Jika merasa
perlu ingin menggunakan istilah tsb, yakinkan terlebih dahulu bahwa pihak lain
memahami istilah yang akan Anda gunakan, jika tidak hentikan dan jelaskan
istilah tsb terlebih dahulu.
Akronim tertentu harus harus dieja (jika mempunyai bunyi yang
sama dengan kata lain), dan lebih disukai oleh peserta lain jika Anda tidak
menggunakan banyak akronim dalam satu pernyataan.
o
Jika Anda
tidak mengerti sesuatu yang dikatakan oleh pihak lain, mintalah penyelasan dari
mereka. Anda lebih baik mengakui jika Anda
TIDAK mengerti apa yang dikatakan
(misalnya istilah yang digunakan), dan meminta penjelasan adalah lebih baik daripada mereka
menganggap Anda telah paham. Ini penting khususnya jika Anda melintasi perbedaan
budaya – misalnya ungkapan, istilah, ucapan yang Anda tidak kuasai.
·
Hindari
penggunaaan bahasa atau ungkapan yang
hanya dimengerti di daerah tertentu.
o
Lagi pula,
ada bahayanya jika arti akan disalah
pahami jika istilah atau ungkapan tsb digunakan. (misalnya ungkapan seperti: ‘a fair
suck of the sauce bottle’, ‘fair dinkum’ dan lain2 nya
hanya bisa dimengerti oleh orang2 tertentu)
o
Humor juga
tidak tepat jika digunakan jika mereka tidak memahami kultur bahasanya.
·
Hindari kata2
makian – sekalipun untuk menekankan suatu
point.
o
Hal ini akan
mengakibatkan sensitivitas budaya dan rasa hormat.
c. Informasi apa
yang diberikan untuk konsumis
publik?
·
Anda harus
jelas tentang informasi yang Anda dapat/tidak dapat ungkapkan dalam rapat,
interview dan lainnya. Ingat Anda mempunyai akses ke informasi sedangkan yg
lain tidak dan Anda mungkin tidak dapat mempublikasi informasi sampai event2
berikutnya. Pertimbangkan hal2 berikut:
o
Apakah
informasi nya bersifat rahasia?
o
Akan kah
pihak2 lainnya menanggung resiko, atau menjadi malu jika informasinya diungkap
sekarang?
o
Akan kah
informasi tsb membahayakan (compromise)
tujuan UN SwissIndo secara lebih luas?
o
Adakah hal2
lain yang sedang atau akan dipersiapkan perlu dipublikasi terlebih dahulu (urutan informasi)?
o
Apakah orang
lain (dalam delegasi, peran PM dan lain2)berada dalam tempat yang lebih baik
untuk memberi komentar secara publik (tunda komentar ke forum lain atau proses)?
·
Pertimbangkan
apakah pandangan Anda dalam sebuah masalah semuanya relavan dengan peran Anda
sebagai diplomat. Jaga dan rahasiakan
pendapat/pandangan pribadi Anda tentang masalah2 jika tidak relavan
dengan peranan Anda sebagai diplomat.
o
Misalnya,
bijaksana jika Anda tidak membicarakan
tentang politik dan politikus Australia ketika Anda berbicara di arena umum.
Peranan Anda tidak meminta Anda
melakukan ini. Lebih jauh, di masa yang akan datang, Anda mungkin akan
berurusan dengan pemerintah
korporat Australia dan Anda tidak boleh
melemahkan/membahayakan posisi Anda.
d. Kesadaran
budaya, sensitivitas
dan rasa hormat
Konsisten
dengan latihan kelompok pada Bagian 2, riset Anda tentang negara dimana Anda
berhubungan secara diplomatik, akan menolong Anda menjadi terbiasa dengan komunikasi
lisan Anda sehingga komunikasi dengan pemirsa Anda menjadi sesuai dan tepat.
Beberapa hal yang harus dipertimbangakan:
·
Bagaimana
menyapa orang dengan cara yang tepat secara budaya dan penuh hormat.
o
Penggunaan
titel yang benar ketika menapa individu. Jika orang itu
meminta Anda menggunakan nama yang lebih lazim, akan menunjukkan rasa hormat
jika Anda mau menggunakan nama/titel tsb.
o
Bagaimana Anda
mengucapkan salam ketika Anda bertemu mereka? Haruskah seorang pria berjabat
tangan dengan wanita atau sebaliknya?
Contoh: Pertimbangkan untuk
mempelajari ungkapan2 sapaan dalam bahasa mereka
o
Penggunaan
bahasa tubuh yang sesuai dengan budaya dan agama
o
Jangan gunakan
gerakan tangan yang mungkin tidak pantas dalam budaya mereka. Contoh: menunjuk
pada seseorang di dalam ruangan.
·
Berpakaian
yang sesuai dengan budayanya.
·
Bertindak
sopan – dengarkan isyarat2, dan beri kepada
orang lain untuk bicara
o
Mungkin saja
seseorang di pihak lain mendominasi pembicaraan (biasanya yang merasa senior)
tapi hal ini bukan berarti yang lainnya tidak mempunyai peran.
·
Hal-hal lain
dari hasil riset Anda?
e. Anda tetap seorang
diplomat di mata publik
(Anda selalu diplomatik)
Begitu Anda
mulai sebagai seorang diplomat, kehidupan publik dan privat Anda akan banyak
bergantung kepada domain publik. Anda perlu menjaga ini dalam ingatan Anda ketika Anda
berbicara di luar tempat tinggal Anda. Anda akan mewujudkan diplomasi di setiap
aspek kehidupan Anda – bukan saja sewaktu Anda dalam negosiasi formal atau
sedang berada di negara lain. Segala yang Anda lakukan dan katakan akan merefleksi pada
SwissIndo.
For example, this might mean that
you tone down your comments in social media, or refrain from commenting on some
issues.
Kekebalan
Diplomatik
Asal Mula
Posisi yang sangat penting dan perlu dilindungi dari para
diplomat telah lama diobservasi dan
dikenal sebagai kekebalan hukum yang memberikan status khusus dan keistimewaan
kepada wakil2 dari satu negara di negara tuan rumah. Wakil dari
negara lain biasanya diperlakukan sebagai tamu di negara tuan rumah, komunikasi dengan negara mereka dijaga kerahasiaannya
dan mereka memiliki kebebasan dari
paksaan dan penindasan oleh negara tuan rumah. Keistimewaan
ini disediakan atas dasar timbal balik kepada semua diplomat.
Hak2 diplomatik ditetapkan pada pertengahan abad ke-17 di
Eropa dan telah menyebar keseluruh dunia. Usaha pertama
adalah mengkodifikasi kekebalan hukum kedalam hukum diplomatik yang terjadi
degan Kongress of Vienna di tahun 1815. Kemudian diikuti oleh Convensi mengenai pejabat2
diplomatik (Havana, 1928), dan Konvensi Vienna di tahun 1961.
Kekebalan Diplomatik melalui Perjanjian
Konvensi Vienna 1961 tentang Hubungan Diplomatik melindungi diplomat dari
perlakuan kejam atau dituntut sewaktu menjalani missi
diplomatik. Perjanjian saat ini atas perlakuan diplomat merupakan hasil draft
oleh Komisi hukum internasional dan dipakai/diadopsi pada tahun 1961 oleh
Konferenci PBB pada kursus diplomatik antar negara dan Kekebalan hukum yang
diselenggarakan di Vienna Austria, dan diimplementasikan kali pertama pada 24
April 1964. Dua tahun kemudian, PBB mengadopsi perjanjian yang sangat terkait,
yaitu Konvensi Viena tentang Hubungan Konsuler.
Konvensi Vienna tentang Hubungan Diplomatik 1961 adalah
perjanjian internasional yang menetapkan sebuah kerangka untuk hubungan
diplomatik antar negara bebas. Konvensi tsb menetapkan hak istimewa missi
diplomatik yang memungkinkan diplomat untuk melaksanakan fungsi mereka tanpa
rasa takut akan paksaan atau perlakuan tidak baik oleh negara tuan rumah. Hal
ini membentu dasar legal untuk kekebalan diplomatik. Dokumennya dianggap sebagai
landasan hubungan internasional sampai bulan April 2014, dan telah disyahkan
oleh 190 negara.
Pembukaan (cuplikan) -
"Tujuan … hak istimewa dan kekebalan hukum bukan untuk memberi
manfaat kepada individu tapi meyakinkan bahwa prestasi memadai atas fungsi2
missi diplomatik sebagai mewakili negara2”.
Perjanjian tsb merupakan dokumen extensif yang terdiri
dari 53 pasal, dan ketentuan kuncinya adalah:
·
Pasal 9
– Negara Tuan Rumah kapan pun dan untuk
alasan apapun dapat menyatakan anggota tertentu dari staff diplomatik menjadi persona non grata –
(latin) yang secara literal berarti
‘orang yang tidak disambut/tidak
dikehendaki’ dan yang dilarang untuk tinggal di
negara tuan rumah. Merupakan bentuk kecaman/kritik pedas
yang ditujukan kepada diplomat asing, dan biasanya akan dilontarkan jika
seorang diplomat melakukan kejahatan serius sewaktu berada di negara tuan rumah
(contoh: mungkin
diadili atas kejahatannya di negara mereka), juga mengeluarkan
diplomat yang diduga melakukan pengintaian/spionase. Pernyataan ini bisa merupakan indikasi simbolik atas
ketidaknyamanan bagi kebijakan2 negara atau tindakan, atau bisa merupakan
bagian dari apa yang disebut pertukaran
“perbuatan buruk dibalas dengan perbuatan buruk”(
"tit-for-tat") dimana kedua negara masing2 memecat duta besar mereka.
Contoh: selama Perang Dingin. Negara pengirim harus memanggil diplomat yang berstatus
persona non grata
dalam waktu yang layak, atau jika
tidak diplomat tsb akan kehilangan kekebalan diplomatiknya.
·
Pasal 22 – Tempat2 missi
diplomatik seperti kedutaan besar, seperti kedutaan besar tidak terjamah dan
tidak boleh dimasuki oleh negara tuan rumah kecuali dengan izin kepada misi
diplomatik. Lagi pula, negara tuan rumah harus
melindungi missi tsb dari gangguan dan kerusakan.Negara tuan rumah tidak boleh
menggeledah tempat dan mengambil dokumen diplomatik atau properti.
Pasal 30 memperluas ketentuan ke tempat pribadi
diplomat.
·
Pasal 27 –
Negara tuan rumah harus mengizinkan
dan melindungai komunikasi bebas antara diplomat yang menjalankan misi dengan
negara asal mereka. Tas diplomati A diplomatic bag (atau kantong) tidak boleh dibuka walaupun atas dasar kecurigaan
melakukan penyalahgunaan. Seorang kurir diplomatik tidak boleh ditahan atau
dipenjarakan.
o Tas diplomatik digunakan untuk membawa dokumen ke luar
batas negara tanpa harus diperiksa.
Amerika menyatakan bahwa seluruh
kontener merupakan tas diplomatik untuk
membawa bahan sensitif (sering dalam bentuk persediaan bangunan) kedalam sebuah
negara. Sesuai dengan persyaratan keamanan penerbangan, kurir dan barang2 bawaannya tetap harus melalui prosedur
screening yang lazim.
·
Pasal 29
– Diplomat tidak boleh dikenakan tahanan.
Mereka kebal hukum dari sipil atau
tuntutan kejahatan, walaupun negara pengirim mungkin mengecualikan hak ini pada
Pasal 32. Pada pasal 34, diplomat dibebaskan dari kebanyakan
pajak2, dan pada pasal 36, mereka dibebask dari hampir
semua cukai.
·
Pasal 31.1c – kegiatan profesional diluar fungsi diplomat tidak dicakup
dalam kekebalan hukum diplomatik.
·
Article 37 –Anggota keluarga diplomat yang tinggal di negara tuan
rumah dapat menikmati sebagian besar proteksi yang sama dengan diplomat.
·
Pasal 41 dan 42 –
melindungi staff misi dari tuntutan
atas pelanggaran sipil dan hukum
kriminal, tergantung dari pangkatnya. Namun, mereka harus menghargai hukum nasional dan peraturan, dan
pelanggaran pasal ini dapat menyebabkan mereka dicap/dinyatakan sebagai
‘persona non grata’ untuk menghukum staff yang melakukan kesalahan.
Dalam tahun yang sama dimana perjanjian ini diadopsi, dua
protokol perubahan ditambahkan:
·
Mengenai
perolehan kewarganegaraan. Ketua misi, staff misi, dan keluarga mereka,
tidak akan memperoleh kewarganegaraa
dari negara tuan rumah.
·
Mengenai penyelesaian yg wajib
dilaksanakan berkenaan dengan pertikaian. Pertikaian
yang timbul dari interpretasi perjanjian ini mungkin akan dibawa ke meja hijau
internasional.
Negara2 boleh mengesahkan perjanjian utama tanpa
mengesahkan kesepakatan opsional.
Di saat2
permusuhan, diplomat sering ditarik karena alasan keamanan, disamping
beberapa kasus dimana negara tuan
rumah bersahabat namun terdapat ancaman dari pihak2 yang menentang pemerintah.
Para duta besar dan diplomat2 lainnya
kadang2 dipanggil untuk sementara oleh negara mereka sebagai cara untuk
mengexprsikan ketidaksenangan dengan negara tuan rumah.
Dalam kedua kasus ini, pegawai tingkat
yang lebih rendah masih tetap tinggal untuk melakukan tugas diplomasi.
Konvensi
tentang Hak2 Istimewa dan Kekebalan Hukum PBB
Konvensi ini
diadopsi oleh Majelis Umum PBB pada tanggal 13 Februari 1946 dan diusulkan untuk mendapatkan hak dan kekebalan hukum
oleh masing2 anggota PBB.
Konvensi tsb
mengikuti Pasal 104 dan 105 dari Anggaran Dasar PBB yang memberikan PBB dengan:
·
Kapasital legal
untuk melaksanakan fungsinya pada bagian masing2 Anggota ;
dan
·
Hak2 istimewa
tersebut dan kekebalan hukumnya diperlukan untuk pelaksanaan independen
sehubungan dengan PBB.
Aspek2 kunci
konvensi tsb adalah:
Bagian
1: PBB harus memiliki personalitas
yuridis yang memberinya kapasitas terhadap
kontrak; untuk memperoleh dan membuang properti
tidak bergerak maupun yang bergerak; dan melaksanakan
proses hukum.
Bagian 2 – Properti dan
Aset PBB, dimana saja berada dan oleh siapa saja
properti dan aset itu disimplan, akan mendapatkan kekebalan hukum dari proses
legal kecuali telah kehilangan kekebalan
hukumnya.
Bagian 3 dan
4 – Tempat dan lokasi PBB,
dan dokumennya, tidak dapat diganggu gugat (contoh, tidak dapat dilanggar dan disalahi)
– kebal terhadap tuntutan,
perampasan dan bentuk2 lain campur
tangan, apakah melalui tindakan eksekutif, administraatif,
yuridis atau legislatif.
Bagian 5 and 6 – PBB boleh memegang dana, emas atau mata uang jenis apapun dan mengoperasikan akun2
dalam mata uang apa saja, dan akan bebas
mentransfer dana, emas atau mata uang dari satu negara ke negara lainnya dan
mengkonversi mata uang nya kedalam mata uang lainnya. Dalam melaksanakan
haknya tsb, PBB akan membayar hutangnya sehubungan dengan representasi yang
dibuat oleh Pemerintah anggotanya sepanjang hal itu tanpa merugikan kepentingan
PBB.
Bagian 7 - PBB,
asetnya, pendapatannya dan harta2 lainnya harus:
(a) Bebas dari semua pajak langsung tapi PBB tidak akan
mengklaim pembebasan tsb dari beban2 untuk jasa pemakaian publik.
(b) Bebas dari cukai dalam hal barang2 yang diimpor atau
expor oleh PBB yang akan digunakan untuk keperluan kantor dan publikasi. Barang2 yang
diimpor yang dibebaskan dari aturan tidak akan dijual di negara tsb kecuali
telah disepakati dengan Pemerintah negara itu;
Bagian 8 – PBB tidak akan
mengklaim pembebasan dari cukai dan dari
pajak2 atas penjualan properti bergerak atau tidak bergerak, tapi ketika
Anggota akan membebaskan bea dan pajak
atas pembelian2 penting untuk penggunaan resmi properti.
Bagian
9 – Tidak ada sensor yang akan diterapkan terhadap korespondensi
resmi dan komunikasi PBB.
Bagian 10 – PBB mempunyai
hak untuk menggunakan kode dan mengirim dan menerima koresponden melalui kurir
atau dalam kantong2 dengan kekebalan hukum yang sama dan hak istimewa seperti
kurir dan kantong2 diplomatik.
Bagian
14 – Hak2 istimewa dan kekebalan hukum
tidak diberikan kepada wakil2 Anggota2 untuk kepentinga pribadi masing2 dan
dimana hal ini akan menghalangi jalannya
keadilan.
Bagian
17 – Sekretaris
Jenderal akan menspesifikasikan kepada
Majelis Umum kategori2 pejabat2. Provisi
pasal ini dan Pasal VII akan diterapkan dalam kategori2 pejabat2 tsb. Nama2 pejabat2 yang dimasukkan dalam kategori ini akan
diinformasikan dari waktu ke waktu kepada Pemerintah2 para Anggota.
Bagian 18
– Pejabat2 PBB seperti yang diuraikan di
atas, akan:
(a) Kebal dari proses hukum dalam hal tindakan2 yang diambil
dalam kapasitas resminya.
(b) Dibebaskan dari pajak atas gaji yang diterima dari PBB.
(d) Kebal, bersama-sama dengan isteri/suami mereka dan tanggungan
nya, dalam restriksi imigrasi.
Bagian
20 – Hak2 istimewa dan kekebalan hukum
diberikan kepada pejabat untuk kepentingan PBB dan bukan untuk keperluan
pribadi masing2.
Pasal VI
Tenaga Ahli
dalam Misi untuk PBB
Bagian 22 – Tenaga Ahli
yang melaksanakan misi2 untuk PBB akan diberikan hak2 istimewa dan kekebalan
hukum karena diperlukan untuk pelaksanaan independen dari fungsi2 mereka selama
periode misinya.
Pasal VII
United Nations Laissez-Passer (Dokumen Perjalanan)
Bagian 24 – PBB dapat
menerbitkan dokumen perjalanan (United
Nations laissez- passer) kepada pejabatnya.
Dokumen2 perjalanan ini harus dikenali
dan diterima sebagai dokumen perjalanan yang valid oleh otoritas para Anggota,
dengan mempertimbangkan ketentuan pada Bagian 25.
Bagian
25 – Permohonan Visa
(dimana dibutuhkan)
dari pemegang dokumen perjalanan, bila
dilengkapi dengan sertifikat yang menyatakan bahwa mereka melakukan perjalanan
tugas PBB, akan dilayani secepat mungkin. Di samping itu, orang2 tsb akan diberikan kemudahan untuk
melakukan perjalanan cepat.
Bagian 26 - Fasilitas yang sama untuk mereka yang dijelaskan pada
Bagian 25 akan diberikan kepada tenaga ahli dan orang lain yang, walaupun bukan
pemegang dokumen perjalanan PBB, memiliki sertifikat yang menyatakan mereka
dalam perjalanan dinas urusan PBB.
Pasal VIII
Penyelesaian
Pertikaian
Bagian
29 – PBB akan mengatur cara yang tepat atas
penyelesaian:
(a) Pertikaian yang timbul dari kontrak2 atau pertikaian lain
dari karakter hukum privat di mana PBB merupakan salah satu pihak.
(b) Pertikaian2 yang melibatkan pejabat manapun yang ada di
PBB yang dengan alasan posisinya memiliki kekebalan hukum, jika kekebalan tsb
belum dicabut oleh Seketaris Jenderal.
Pasal Terakhir
Bagian
35 - Convensi ini akan berlanjut antara PBB dan setiap
Anggotanya yang telah memiliki instrumen asesersi sepanjang anggota itu tetap
sebagai Anggota PBB.
Passpor Diplomatik
Diplomatic and Official passport pejabat dan diplomatik diterbitkan hanya kepada orang2
yang melaksanakan tugas pemerintah dan diplomatik.
Paspor pejabat
dan diplomatik untuk mereka tidak memberikan hak istimewa spesial atau hak2
kepada mereka.
http://www.un.org/en/ethics/pdf/convention.pdf
http://www.un.org/en/ethics/pdf/convention.pdf
Your presentation as a UN SWISSINDO Diplomat
This part of the course considers
how you present yourself as a diplomat of UN Swiss Indo and in particular
covers the following:
a. Setting up a formal meeting
b. Use of appropriate language
c. What information is for public
consumption
d. Cultural awareness, sensitivity
and respect
e. You are always a diplomat in
public (you are always diplomatic)
In your
role as a delegate and diplomat you should remember that your words and actions
have a bearing, either positively or negatively, on the highest objective of
enabling humanity to benefit from the distribution of assets that have been
held in trust by Mr SINO AS SOEGIHARTONOTONEGORO.ST, , as King of Kings M1 . You are his representative,
undertaking a sacred trust for the people.
You are also a member of his royal family and will act not only as a
diplomat but in the honour and tradition of a member of his royal family. (Please distinguish the noble behaviour of a
true king is not the behaviour of the families that represent themselves as
sovereigns in several other countries headed by a king or a queen.) This noble objective for humanity, and as a royal and representative
of the King of Kings, is to guide all you do.
One of the most important things to
remember is that you are an enabler for the distribution of the humanitarian
funds - but you should not enter any negotiations thinking you have to have all the answers for distributing funds to a
particular country. The right approach
will come from listening to the specific needs of the nation and working
together to find an approach that is suited to that country. For this reason, the roll out of the
SwissIndo funds might vary across continents and even nations – it might be an
individual fit that suits the people of that nation. Therefore, your role as enabler is to:
·
Provide
information on behalf of SwissIndo
(objectives, core requirements)
·
listen to the other party/nation
·
absorb and understand
·
co-create a
solution/roll-out that suits the nation and complies with SwissIndo
requirements
·
implement based
on what has been agreed, and signed off by SwissIndo
You might also have a less formal role
of adviser or ‘friend’ where you are not directly involved in co-creating the
approach for the roll-out of the funds, but you have been invited to provide
expert input and to assist.
a. Setting up a formal meeting
If
you are organising a formal meeting with members/representatives of another
government, or their diplomats, you need to plan the meeting. This might require some pre-meeting
discussions and planning with meeting organisers from the nation etc. One question to consider is whether the
meeting proceedings are to be recorded or not.
If they are, the preparation and proceedings could involve the following
steps:
·
Who
is attending from your delegation and the other party? – names (proper
spelling), and formal titles. The
attendee list should be part of the written agenda circulated before the
meeting. The attendee list should be
compiled so that the highest ranking officials are placed first. The official minute taker should be named as
such in the attendee list.
·
The
agenda should set out:
o
the
date, time (start and end), location of meeting
o
introductions
– allows all attendees to introduce themselves (name and role including
specific roles at the meeting).
§
This
also provides an opportunity to clarify the specific roles each attendee will
have at the meeting, such as key spokesperson, expert spokesperson, notetaker
etc
o
the
objective of the meeting (simple one or two sentences)
o
First
agenda item - Minutes of prior meeting to be agreed – need to be circulated
ahead of meeting
o
Other
agenda items – the other party should be given the opportunity to comment on
DRAFT agenda and provide input so that the agenda is agreed beforehand.
o
Last
agenda item
§
a
summary of matters agreed by the parties at the meeting.
§ This ‘summary of
agreed points’ is possibly the most important part of the meeting as it
establishes a ‘meeting of minds’ and ensures that each party has in fact
understood the other party’s position.
It also provides a strong basis for continuing the dialogue. It is likely that the agreements in the first
instance are high level or in principle.
§
a
summary of the next steps and which party is to implement those next steps and
by when.
·
As
part of the preparation for a meeting consider whether some tools will help to
explain issues – for example, powerpoints, diagrams etc.
o
Is
there benefit in circulating these prior to the meeting?
·
Draft
minutes of the meeting written up by the official minute taker should be circulated
within a few days of meeting if possible, and comments sought to enable a near
final draft to be included for sign off at the next meeting.
b. Use
of appropriate language
How you present yourself, and the issues that
are ‘on the table’ in any meeting where you represent UN Swiss Indo requires
personal confidence that comes with practice.
The question of what is appropriate language
depends on the circumstances and can be adapted to those circumstances but some
key things to consider and discuss as a group are:
·
Simple
explanations are best (KISS principle)
o This is especially so if you are
communicating with others whose first language is not English, or where an
interpreter is being used.
o Complex issues are more easily
understood if explained in simple language.
·
Can
you use other tools to provide greater understanding?
o Sometimes a set of diagrams or
other tools can enhance what you are setting out to explain (see above).
·
Using
technical jargon or acronyms
o Firstly, be familiar with common
terminology that might be expected to arise in a meeting on a particular issue.
Your preparation for the meeting, and built up expertise, should get you across
the line on this.
o However, you might be familiar
with technical terms that others are not familiar with. If it is necessary to use such terms, take the
time to ascertain that the other party understands the terms being used, and if
not stop and explain them at the outset.
Acronym in particular should be spelled out (they could sound like
something else), and it is preferable to the listener that you not string a lot
of acronyms together in one statement.
o If you do not understand something
that is being said by the other party, ask them to clarify. It is better to acknowledge that you DO NOT
understand what is being said (such as term being used), and to have it
clarified, than to have the other party erroneously think you have understood. This is particularly so if you are traversing
cultural differences – expressions, terms, or pronunciations you are not
familiar with.
·
Try
to avoid using colloquial expressions
o Further, there is a danger that
the meaning will be misunderstood if colloquialisms are used (e.g. ‘a fair suck
of the sauce bottle’, ‘fair dinkum’ etc)
o Jokes might also be inappropriate
if they miss the cultural or language divide
·
Avoid
swearing – even to reinforce a point
o This contributes to cultural
sensitivity and respect
c. What
information is for public consumption?
·
Be
clear about what information you can and cannot disclose in a meeting, interview
etc. Remember you have access to
information that others do not have, and you might not be able make that
information public until other events take place. Consider the following:
o
Is
the information confidential?
o
Would
it place others at risk, or cause embarrassment, if disclosed now?
o
Would
it compromise the UN Swiss Indo objective more broadly?
o
Are
there other things ‘in the pipeline’ that need to be made public first
(sequencing of information)?
o
Is
someone else (in the delegation, PM role etc) better placed to comment on this
publically (defer the comment to another forum or process)?
·
Consider
whether your personal view on a matter is at all relevant to your role as a
diplomat. Keep your personal views on
issues distinct and private if they are irrelevant to your role as a
diplomat.
o
For
example, it might be prudent not to discuss your views on Australian politics
and politicians when speaking in the public arena. Your role does not require this. Further, in the future you might be negotiating
with the Australian corporate government and you should not compromise your
position.
d. Cultural
awareness, sensitivity and respect
Consistent
with the group exercise in Part 2, your research on the nation that your
diplomatic dealings are to be with, will help you attune your oral
communication so that it is appropriate to your audience.
Some things to consider are:
·
How
to address people in a respectful and culturally appropriate manner.
o
Use
of correct titles when addressing individuals.
If that person asks you to use a more familiar name, it will show
respect to adopt that title.
o
How
do you greet someone when you meet them?
Should a man shake hands woman, or vice versa?
e.g. consider
learning a relevant greeting phrase in their language
o
Use
of culturally or religiously appropriate gestures or body language
o
Hold
back using some hand gestures that might be considered rude in their culture
e.g. pointing at people in the room
·
Dress
in a manner that is culturally appropriate
·
Be
courteous – listen to the cues, and give others time to speak
o
It
might be that one person from the other party does all the speaking (the more
senior person) but that does not mean the others do not have a role
·
Other
things from your research?
e. You
are always a diplomat in public (you are always diplomatic)
Once you
start your role as a diplomat, your public and private lives will lean more to
the public domain. You need to keep this at the foremost of your mind when you
are speaking outside of the four walls of your home. You will need to embody diplomacy in every
aspect of your life – not just when you are in formal negotiations, or in
another country. Everything you do and
say will reflect on SwissIndo.
For
example, this might mean that you tone down your comments in social media, or
refrain from commenting on some issues.
D: Diplomatic
Immunity
Origin
The sanctity of diplomats has long been
observed and has come to be known as diplomatic immunity which provides special
status and privileges to the official representatives of one nation in the host
nation. An envoy from another nation is
traditionally treated as a guest in the host nation, their communications with
their home nation are treated as confidential, and they have freedom from coercion
and subjugation by the host nation.
These privileges are provided on a reciprocal basis to all diplomats.
Diplomatic rights were established in the
mid-17th century in Europe and have spread throughout the world. The first attempt to codify diplomatic immunity into diplomatic law occurred with the Congress of Vienna in 1815. This was followed by the
Convention regarding Diplomatic Officers (Havana, 1928), and the Vienna
Convention in 1961.
Diplomatic immunity through Treaty
The 1961 Vienna Convention on Diplomatic
Relations protects diplomats from being persecuted or prosecuted while on a
diplomatic mission. The present treaty on the treatment of diplomats was the
outcome of a draft by the International
Law Commission
and was adopted in 1961 by the United Nations Conference on Diplomatic Intercourse
and Immunities held in Vienna Austria, and first implemented on 24 April 1964. Two years later, the United Nations adopted a closely related treaty,
the Vienna
Convention on Consular Relations.
The Vienna Convention on Diplomatic Relations
of 1961 is an international treaty that defines a framework for diplomatic
relations between independent countries. It specifies the privileges of a
diplomatic mission that enable diplomats to perform their function without fear
of coercion or harassment by the host country. This forms the legal basis for
diplomatic immunity. Its articles are considered a cornerstone of modern
international relations and as of April 2014, it has been ratified by 190
states.
Preamble (extract) -
"The purpose of … privileges and immunities is not to benefit
individuals but to ensure the efficient performance of the functions of
diplomatic missions as representing States".
The treaty is an extensive document,
containing 53 articles, and its key provisions are:
·
Article 9 - The host nation at any time and
for any reason can declare a particular member of the diplomatic staff to be persona
non grata
– (latin) literally meaning ‘unwelcome person’ and who is prohibited from
remaining in the host nation. It is the most serious form of censure which one
country can apply to foreign diplomats, and would normally be applied if a
diplomat commits a serious crime while in a host country (e.g. may be tried for
the crime in their homeland), as well as to expel diplomats suspected of
espionage. The declaration may also be a symbolic indication of displeasure
over the nation’s policies or actions, or might be part of so-called
"tit-for-tat" exchanges where both nations expel the respective
ambassador e.g. during the Cold War. The sending state must recall the diplomat
declared persona non grata within a
reasonable period of time, or otherwise this person may lose their diplomatic
immunity.
·
Article 22 - The premises of a diplomatic
mission, such as an embassy, are inviolate and must not be entered by the host
country except by permission of the head of the mission. Furthermore, the host
country must protect the mission from intrusion or damage. The host country
must never search the premises, nor seize its documents or property. Article 30 extends
this provision to the private residence of the diplomats.
·
Article 27 - The host country must permit and
protect free communication between the diplomats of the mission and their home
country. A diplomatic bag (or pouch) must never be opened
even on suspicion of abuse. A diplomatic
courier must
never be arrested or detained.
o
The
diplomatic bag is used to carry documents across borders without being
searched. The United States declares
entire shipping containers as diplomatic pouches to bring sensitive material
(often building supplies) into a country. In accordance with aviation security
requirements, couriers and their personal baggage are subject to normal
security screening procedures.
·
Article 29 - Diplomats must not be liable to
any form of arrest or detention. They are immune from civil or criminal
prosecution, though the sending country may waive this right under Article 32.
Under Article
34, they are exempt from most taxes, and under Article 36 they are exempt
from most customs duties.
·
Article 31.1c - professional activity outside
diplomat's official functions are not covered by diplomatic immunity.
·
Article 37 -The family members of a diplomat
that are living in the host country enjoy most of the same protections as the
diplomats themselves.
·
Articles 41 and 42 - protects mission staff from
prosecution for violating civil and criminal laws, depending on rank. However, they are bound to respect national
laws and regulations, and breaches of these articles can lead to a ‘persona non
grata’ declaration being used to punish erring staff.
·
Concerning acquisition of nationality. The head
of the mission, the staff of the mission, and their families, shall not acquire
the nationality of the host country.
·
Concerning compulsory
settlement of disputes. Disputes
arising from the interpretation of this treaty may be brought before the International
Court of Justice.
Countries may ratify the main treaty without
necessarily ratifying these optional agreements.
In times
of hostility, diplomats are often withdrawn for reasons of personal safety, as
well as in some cases when the host country is friendly but there is a
perceived threat from internal dissidents. Ambassadors and other diplomats are
sometimes recalled temporarily by their home countries as a way to express
displeasure with the host country. In both cases, lower-level employees still
remain to actually do the business of diplomacy.
Australian law
The
Australian Parliament passed the Diplomatic
Privileges and Immunities Act 1967 and the Consular Privileges and Immunities Act 1972 (the CPI Act) to give
relevant provisions of the Vienna Conventions (those relating specifically to
diplomatic and consular privileges and immunities) the force of law in
Australia.
Convention on the Privileges and Immunities of the United
Nations
This
convention was adopted by the UN General Assembly on 13 February 1946 and
proposed it for accession by each Member of the United Nations.
The
convention follows Articles 104 and 105 of the Charter of United Nations that provides
the UN respectively with:
·
legal
capacity to exercise its function in the territory of each of its Members; and
·
such
privileges and immunities needed for the independent exercise of their
functions in connection with the UN.
Key
aspects of the convention are:
Section 1:
The UN shall possess juridical
personality which gives it capacity to contract; to acquire and dispose of
in movable and movable property; and to institute legal proceedings.
Section 2 –
The UN’s property and assets, wherever located and by whomsoever held, shall enjoy
immunity from legal process except insofar as it has waived its immunity.
Sections 3
and 4 - The premises of the UN, and its documents, shall be inviolable (i.e. unable to be infringed
or violated) - immune from requisition, confiscation, expropriation and any
other form of interference, whether by executive, administrative, judicial or
legislative action.
Sections 5
and 6 - The UN may hold funds, gold or currency of any kind and operate
accounts in any currency, and shall be free to transfer its funds, gold or
currency from one country to another or within any country and to convert any
currency held by it into any other currency.
In exercising such rights, the UN shall pay due regard to any
representations made by the Government of any Member insofar as it is without
detriment to the interests of the UN.
Section 7
- The UN, its assets, income and other property shall be:
(a) Exempt
from all direct taxes but the UN will not claim exemption from charges for
public utility services;
(b) Exempt
from customs duties in respect of articles imported or exported by the UN for
its official use and publications. Articles imported under such exemption will
not be sold in the country except under conditions agreed with the Government
of that country;
Section 8
- The UN will not generally claim exemption from excise duties and from taxes
on the sale of movable and immovable property, but when possible Members will
remit duties and taxes on important purchases for official use of property.
Section 9
- No censorship shall be applied to the official correspondence and communications
of the UN.
Section 10
- The UN shall have the right to use codes and to dispatch and receive its
correspondence by courier or in bags with the same immunities and privileges as
diplomatic couriers and bags.
Section 14
- Privileges and immunities are not accorded to the representatives of Members
for the personal benefit of the individuals themselves and where it would impede
the course of justice.
Section 17
- The Secretary-General will specify to the General Assembly the categories of
officials to which the provisions of this Article and Article VII shall apply.
The names of the officials included in these categories shall from time to time
be made known to the Governments of Members.
Section18
- Officials of the United Nations, as described above, shall:
(a) Be
immune from legal process in respect of actions taken in their official
capacity;
(b) Be
exempt from taxation on their UN salaries;
(d) Be
immune, together with their spouses and dependents, on immigration restrictions;
Section 20
- Privileges and immunities are granted to officials in the interests of the
United Nations and not for the personal benefit of the individuals themselves.
Article VI
Experts on
Missions for the United Nations
Section 22
- Experts performing missions for the United Nations shall be accorded such
privileges and immunities as are necessary for the independent exercise of
their functions during the period of their missions.
Article
VII
United
Nations Laissez-Passer
Section 24
- The United Nations may issue United Nations laissez- passer to its officials.
These laissez-passer shall be recognized and accepted as valid travel documents
by the authorities of Members, taking into account the provisions of Section
25.
Section 25
- Applications for visas (where required) from the holders of United Nations
laissez-passer, when accompanied by a certificate that they are traveling on
the business of the United Nations, shall be dealt with as speedily as
possible. In addition, such persons shall be granted facilities for speedy
travel.
Section 26
- Similar facilities to those specified
in Section 25 shall be accorded to experts and other persons who, though not
the holders of United Nations laissez-passer, have a certificate that they are
traveling on the business of the United Nations.
Article
VIII
Settlement
of Disputes
Section 29
- The United Nations shall make provisions for appropriate modes of settlement
of:
(a)
Disputes arising out of contracts or other disputes of a private law character
to which the United Nations is a party;
(b)
Disputes involving any official of the United Nations who by reason of his
official position enjoys immunity, if immunity has not been waived by the
Secretary-General.
Final
Article
Section 35
- This convention shall continue in
force as between the United Nations and every Member which has deposited an
instrument of accession for so long as that Member remains a Member of the
United Nations.
Diplomatic Passport
Diplomatic
and Official passports are issued only to people conducting diplomatic and
official government business.
Diplomatic
and Official passports, in themselves do not confer on the holder any special
privileges or rights.
